PENGUMUMAN

ARTIKEL KEARSIPAN

ARSIP BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK) DALAM PEMBANGUNAN NASIONAL

Redaksi | Rabu, 27 April 2016 - 11:09:28 WIB | dibaca: 8209 pembaca

Oleh : IRWAN PERMANA, S.TP

(ARSIPARIS PERTAMA PADA BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN BEKASI) 

 

Dalam upaya mewujudkan pemerintahan yang baik atau good government, tertib administrasi merupakan suatu keniscayaan yang harus dicapai sehingga proses pembangunan dan pelayanan terhadap masyarakat dapat menjadi lebih akuntabel dan transparan.  Tertib administrasi pemerintahan hanya dapat diraih ketika pengelolaan arsip diselelenggarakan secara baik sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.

Pembangunan nasional adalah proses yang berkelanjutan yang harus senantiasa tanggap terhadap berbagai dinamika yang terjadi di masyarakat. Sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi harus terus dikembangkan pada setiap bidang untuk mendukung terwujudnya cita-cita pembangunan.  Termasuk di dalamnya adalah bidang kearsipan, yang menurut Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah adalah merupakan salah satu urusan wajib yang dilimpahkan kepada pemerintah daerah.

 

DEFINISI

Arsip dan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) sebenarnya bukan suatu perkara yang baru dikenal.  Terminologi arsip sendiri sebagaimana disebutkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Adapun Teknologi Informasi dan Komunikasi berdasarkan wikipedia, adalah payung besar terminologi yang mencakup seluruh peralatan teknis untuk memproses dan menyampaikan informasi. TIK mencakup dua aspek yaitu teknologi informasi dan teknologi komunikasi. Teknologi informasi meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Sedangkan teknologi komunikasi adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya. Oleh karena itu, teknologi informasi dan teknologi komunikasi adalah dua buah konsep yang tidak terpisahkan. Jadi Teknologi Informasi dan Komunikasi mengandung pengertian luas yaitu segala kegiatan yang terkait dengan pemrosesan, manipulasi, pengelolaan, pemindahan informasi antarmedia.Istilah TIK muncul setelah adanya perpaduan antara teknologi komputer (baik perangkat keras maupun perangkat lunak) dengan teknologi komunikasi pada pertengahan abad ke-20. Perpaduan kedua teknologi tersebut berkembang pesat melampaui bidang teknologi lainnya. Hingga awal abad ke-21, TIK masih terus mengalami berbagai perubahan dan belum terlihat titik jenuhnya.

Yang menjadi fokus perhatian adalah betapa pemerintah dan para legislator ketika menyusun Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan telah memiliki wawasan yang jauh ke depan.  Dalam hal ini arsip tidak diartikan dalam istilah yang sempit, melainkan arsip memiliki batasan yang cukup luas mengikuti perkembangan dan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.  Dengan demikian, undang-undang ini telah mengatur kearsipan sedemikan rupa sehingga apa pun bentuk dan corak arsip di masa depan akan tetap dapat digunakan sebagai bukti pertangungjawaban nasional dan sebagai pusat ingatan (memori kolektif) bangsa.

 

ARSIP DAN TIK DALAM PEMBANGUNAN NASIONAL

Dalam Visi, Misi dan Program Aksi Presiden-Wakil Presiden Jokowi-JK, telah dirumuskan Sembilan Agenda Prioritas yang disebut NAWACITA. Salah satu agenda tersebut, adalah membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis dan terpercaya. Selanjutnya disebutkan bahwa pemerintah secara konsisten akan menjalankan agenda reformasi birokrasi secara berkelanjutan dengan restrukturisasi kelembagaan, perbaikan kualitas pelayanan publik, meningkatkan kompetensi aparatur, memperkuat monitoring dan supervise atas kinerja pelayanan publik, serta membuka ruang partisipasi publik melalui citizen charter.  Agenda kedua nawacita ini dalam buku RPJMN 2015-2019 dijabarkan salah satunya adalah dengan membangun transparansi dan akuntabilitas kinerja pemerintahan.  Adapun kebijakan yang ditetapkan guna mewujudkan agenda tersebut diantaranya adalah penerapan e-government untuk mendukung bisnis proses pemerintahan dan pembangunan dengan strategi penguatan sistem kearsipan berbasis TIK.   Dalam rangka peningkatan kapasitas birokrasi melalui Reformasi Birokrasi sebagaimana disebutkan dalam RPJMN, diharapkan unit organisasi pemerintah dapat menerapkan e-arsip sehingga manajemen arsip dapat diterapkan secara lebih efektif.

Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam penyelenggaraan kearsipan. Selain itu juga pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan.

Namun demikian, pengembangan sistem kearsipan berbasis TIK harus dapat menjamin bahwa arsip yang autentik, andal, dapat digunakan, diciptakan, dijaring, serta dikelola dengan standar yang berlaku dan memenuhi ketentuan hukum serta sesuai dengan tugas dan fungsi  lembaga. Pengelolaan arsip elektronik yang baik akan menjamin ketersediaan bukti keputusan serta kegiatan pemerintahan, menunjukkan pemenuhan akuntabilitas pencipta arsip, mendukung tugas dan fungsi melalui penciptaan arsip yang andal serta dapat digunakan, berkontribusi terhadap efisiensi dan efektivitas kegiatan, serta mengurangi risiko dengan menjamin bahwa arsip yang tepat diciptakan untuk mempertahankan kinerja dan kontinuitas kegiatan.

 

PERLUNYA KEBIJAKAN YANG MENGATUR PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini, mengakibatkan banyak tercipta arsip elektronik di lingkungan lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah. Dalam pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik di lembaga pemerintahan diperlukan adanya kesamaan pemahaman, kesatuan tindak dan keterpaduan langkah dari seluruh lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan, sehingga memerlukan pengaturan khusus berupa kebijakan umum pengelolaan arsip elektronik.

Berkaitan dengan hal di atas, maka diperlukan adanya kebijakan dari pemerintah daerah sebagai institusi penyelenggara kearsipan daerah mengenai pedoman pengelolaan arsip elektronik.  Penyusunan pedoman pengelolaan arsip elektronik di daerah tentu saja harus mengacu kepada peraturan perundangan yang berlaku, sehingga dalam pelaksanaannya pengelolaan arsip berbasik TIK ini tidak bertentangan dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.  Terdapat beberapa peraturan perundangan yang harus menjadi acuan bagi daerah dalam menyusun pedoman berkaitan dengan pengelolaan arsip berbasis TIK (arsip elektronik), antara lain :

1.     Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;

2.     Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

3.     Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan;

4.     Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;

5.     Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik;

6.     Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan;

7.     Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik;

8.     Peraturan Kepala ANRI Nomor 15 Tahun 2012 tentang Petunjuk Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip.

 

SUMBER DAYA PENDUKUNG

Untuk mewujudkan suatu sistem pengelolaan arsip berbasis digitalisasi, maka sumber daya yang berbasis TIK harus tersedia.  Sumber daya tersebut meliputi sarana dan prasarana pendukung proses pengelolaan e-arsip serta sumber daya manusia yang kompeten di bidang TIK.  Sarana dan prasarana pendukung yang harus disiapkan antara lain berupa sarana fisik atau hardware, serta sarana berupa aplikasi atau software yang secara sistem mengelola arsip secara digital mengikuti daur hidupnya.

Kebutuhan untuk penyediaan sumber daya kearsipan berbasis TIK tersebut perlu dituangkan dalam rencana pembangunan di daerah, sebagai wujud dari pengejawantahan RPJMN yang telah ditetapkan pemerintah pusat.  Sebaik apa pun suatu sistem kearsipan berbasis digitalisasi, tanpa adanya sarana dan prasarana pendukung maka hasilnya akan menjadi tidak optimal dan tidak seperti yang diharapkan.  Tanpa adanya penyediaan sumber daya kearsipan berbasis TIK yang baik melalui proses penganggaran, niscaya cita-cita mewujudkan e-government dalam proses penyelenggaraan negara tidak akan terwujud.

 

PENUTUP

Penyelenggaraan kearsipan dalam rangka mendukung proses penyelenggaraan negara harus dilaksanakan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK).  Apalagi saat ini, e-arsip menjadi salah satu agenda pembangunan yang termuat dalam RPJMN 2015-2019 yang perlu diimplementasikan dalam rencana pembangunan di daerah.

Pengelolaan arsip elektronik yang baik akan menjamin ketersediaan bukti keputusan serta kegiatan pemerintah, menunjukkan pemenuhan akuntabilitas pencipta arsip, mendukung fungsi dan tugas melalui penciptaan arsip yang andal serta dapat digunakan, berkontribusi terhadap efisiensi dan efektivitas kegiatan, serta mengurangi risiko dengan menjamin bahwa arsip yang tepat diciptakan untuk mempertahankan kinerja dan kontinuitas kegiatan.

 

Daftar Pustaka

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.                                                                          

Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik.

 

Peraturan Kepala ANRI Nomor 15 Tahun 2012 tentang Petunjuk Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip.

Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2015 – 2019. Kementrian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Nasional.2015

 https://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi_Informasi_Komunikasi 

 

 










Komentar Via Website : 1
JUDI BOLA
06 Mei 2019 - 12:52:12 WIB
Artikelnya Bagus dan Bermanfaat Semuanya
AwalKembali 1 LanjutAkhir


Nama

Email

Komentar



Masukkan 6 kode diatas)