PENGUMUMAN

ARTIKEL KEARSIPAN

Dian Muti Sari S.KM

KESADARAN DALAM MENGELOLA ARSIP DI LINGKUNGAN KELUARGA

Redaksi | Rabu, 04 Oktober 2017 - 10:18:06 WIB | dibaca: 1532 pembaca

Paradigma arsip bagi masyarakat masih sangat identik dengan kertas kuno atau tumpukan – tumpukan kertas lama serta dikaitkan dengan kegiatan perkantoran dan pemerintahan. Arsip memiliki peran vital dan sudah ada beberapa pihak yang menyadari peran penting arsip dalam manajamen demi terciptanya tertib administrasi, maka itu sangat perlu adanya gerakan sadar arsip. Pada kenyataannya kesadaran akan pentingnya arsip belum menyentuh ke tingkatan yang paling dasar dalam struktur sosial masyarakat, yaitu keluarga. Keluarga merupakan unsur utama dalam menggerakkan segala nilai – nilai dalam bermasyarakat. Untuk mencapai ketingkatan yang lebih tinggi, kesadaran arsip perlu dikembangkan lebih dulu pada lingkungan keluarga.

Arsip keluarga dapat berupa arsip tekstual maupun non-tekstual. Adapun jenis-jenis arsip keluarga antara lain:

1.      Ijazah pendidikan

2.      Akta/Surat Nikah

3.      Akta kelahiran

4.      BPKB

5.      Polis Asuransi

6.      Akta/Surat Tanah

7.      Sertifikat/Piagam Penghargaan

8.      Surat-surat Perpajakan (NPWP, PBB, dan sejenisnya)

9.      Rekening-rekening Tagihan

10.  Struk-struk Belanja

11.  Foto-foto keluarga (dicetak maupun tersimpan dalam bentuk softfile)

12.  Paspor, dan sebagainya.

Dalam lingkungan keluarga, jarang ditemui penggunaan istilah arsip dinamis dan arsip statis. Seringkali kita menggunakan istilah “masih dipakai”, “penting sekali”, “sudah kadaluarsa”, dan sejenisnya. Maka dalam mengelola arsip keluarga, kita tidak perlu menggunakan istilah-istilah yang sudah paten dimiliki ilmu kearsipan, apalagi jika ingin mengenalkan arsip kepada anak-anak. Istilah-istilah “masih dipakai”, “penting sekali” dan sejenisnya tentu lebih mudah dipahami. Kita juga wajib memberikan alasan logis dan contoh nyata mengapa arsip perlu ditata secara rapi dan benar. Lingkungan keluarga merupakan organisasi terkecil dalam pengelolaan arsip, maka itu untuk pengelolaannya haruslah sederhana dan mudah dimengerti oleh setiap anggota keluarga.

Sarana dan Prasarana yang digunakan untuk mengelola arsip keluarga antara lain :

a.       Document keeper, seperti map folder hanya saja didalamnya dilengkapi kantong-kantong plastik berukuran folio untuk menyimpan arsip. Alat simpan ini dapat digunakan untuk menyimpan arsip ijazah, sertifikat/piagam, akta-akta, polis asuransi dan sejenisnya dengan ukuran maksimal folio atau F4.

b.      Album foto, ada dua jenis album. Sebagian besar keluarga menggunakan album berperekat untuk menyimpan arsip foto yang mendokumentasikan peristiwa istimewa keluarga, misalnya pernikahan atau kelahiran anak-anak.

c.       CD Box atau CD Bag, digunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang terekam dalam media optical disk. Untuk lebih memudahkan pencarian, berikan label pada tiap keping CD. CD dapat diurutkan berdasarkan abjad, subjek (peristiwa), atau kronologi (tahun). Usahakan untuk membersihkan kepingan CD minimal sepekan sekali agar tidak mudah berdebu sehingga mengganggu isi informasi di dalamnya.

d.      Handling Folder Bag, dapat digunakan untuk menyimpan arsip struk-struk belanja, tagihan rekening dan sejenisnya. Ukurannya bermacam-macam dan memiliki warna yang cukup variatif.

e.       Label, sebaiknya berikan label pada tiap-tiap sarana simpan untuk mengetahui arsip apa saja yang disimpan dalam media tertentu, tidak hanya pada sarana optical disk.

Adapun cara penataan arsip keluarga yang sederhana dan mudah, yaitu:

a.       Kelompokkan atau kategorisasikan arsip keluarga. Pengelompokkan arsip dapat didasarkan pada nama anggota keluarga, keanggotaan dalam keluarga (ayah, ibu, anak, kakek, nenek), atau dapat pula per subjek.

Keluarga yang berusaha dan mampu menyimpan dan melindungi arsip keluarga diharapkan mampu menciptakan gerakan sadar arsip dalam masyarakat. Jika masyarakat sudah memiliki kesadaran dan pengetahuan dasar dalam menyimpan arsip yang rapi dan tertib, maka pengembangan kearsipan Indonesia di tingkat pemerintahan dapat berjalan maksimal.










Komentar Via Website : 5
ciyefruxuram
14 Maret 2019 - 01:12:44 WIB
[url=okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/]Amoxicilli n 500 Mg[/url] <a href="okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/" ;>Amoxicillin</a> okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/
iaficureyifet
14 Maret 2019 - 06:31:06 WIB
[url=okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/]Amoxicilli n 500 Mg[/url] <a href="okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/" ;>Amoxicillin Online</a> okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/
alejonxibo
14 Maret 2019 - 06:58:04 WIB
[url=okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/]Amoxicilli n[/url] <a href="okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/" ;>Buy Amoxicillin Online</a> okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/
ofexoduvofdb
09 Juli 2019 - 17:14:37 WIB
[url=okok://mewkid.net/buy-amoxicillin/]Amoxicilline 500 Mg Online[/url] <a href="okok://mewkid.net/buy-amoxicillin/">Amo xicillin 500mg Capsules</a> aqm.iutf.basipda.bekasikab.go.id.swi.ih okok://mewkid.net/buy-amoxicillin/
nusa penida tour
09 Juli 2019 - 21:50:52 WIB
berita bagus sangat bermanfaat.
AwalKembali 1 LanjutAkhir


Nama

Email

Komentar



Masukkan 6 kode diatas)