PENGUMUMAN

ARTIKEL KEARSIPAN

Irwan Permana, S.TP (Arsiparis Pertama pada Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bekasi)

LAYANAN KEARSIPAN : WUJUD LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH DALAM PENYELENGGARAAN LAYANAN PUBLIK

Redaksi | Senin, 27 Juni 2016 - 07:29:42 WIB | dibaca: 4265 pembaca

Memberikan layanan publik yang berkualitas merupakan bagian penting dari penyelenggaraan pemerintahan dan administrasi publik, baik di pusat maupun di daerah.  Bahkan bagaimana pemerintah memberikan layanan publik menjadi cermin dari clean and good governance.  Itu juga berarti bahwa peningkatan mutu layanan publik menjadi garda terdepan dari citra bangsa.  Karena itu menjadi tugas pokok pemerintah, tidak terkecuali pemerintah daerah di era reformasi ini untuk menyelenggarakan, menyediakan atau memberikan layanan publik kepada masyarakat. 

Dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Layanan Publik maupun Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 96 Tahun 2009 tentang Pelaksanaan  Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Layanan Publik, layanan publik didefinisikan sebagai kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan layanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan atau layanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara layanan publik. Jadi layanan publik adalah kegiatan layanan berupa barang, jasa dan administratif yang menjadi tanggung jawab pemerintah  termasuk lingkungan badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik Daerah) dan atau bersama-sama dengan pihak swasta di pusat mapupun di daerah untuk pemenuhan kebutuhan publik (individu, kelompok dan institusi) dan pelaksanaan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Masyarakat tentu mengharapkan pemerintah daerah memberi pelayanan berkualitas dan memuaskan seperti yang mereka dapatkan dari sektor privat.  Untuk memberi layanan publik berkualitas dan memuaskan maka strategi yang dapat digunakan adalah dengan mereformasi pelayanan publik, terutama mengakomodasi nilai-nilai demokrasi yang inheren seperti transparansi, partisipasi, responsivitas dan akuntailitas dalam pemberian pelayanan publik (Silalahi dan Syafri, 2015).

Membuat pemberian layanan publik lebih transparan, partisipatoris, responsif dan akuntabel menjadi tuntutan dan kebutuhan masyarakat adalah hal yang sangat penting dalam desentraliasasi dan demokratisasi administrasi publik.  Tindakan administrasi publik, seperti pemberian pelayanan publik yang lebih transparan, partisipatoris, responsif dan akuntabel menjadi tuntutan dan kebutuhan dalam sistem governansi demokratis.

Dengan lahirnya Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, pemerintah termasuk pemerintah daerah dituntut untuk dapat memenuhi hak-hak dasar dari masyarakat melalui penyelenggaraan pelayanan publik.  Bahwa negara berkewajiban melayani setiap warga negara dan penduduk untuk memenuhi hak dan kebutuhan dasarnya dalam kerangka layanan publik yang merupakan amanat Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; dan bahwa membangun kepercayaan masyarakat atas layanan publik yang dilakukan penyelenggara layanan publik merupakan kegiatan yang harus dilakukan seiring dengan harapandan tuntutan seluruh warga negara dan penduduk tentang layanan publik.

Pasal 28F Amandmen Kedua Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 menguraikan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran informasi yang tersedia. Negara wajib memberikan jaminan terhadap semua orang dalam memperoleh informasi mengingat hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis.

Sejalan dengan perkembangan rezim pemerintahan, terjadi pergeseran paradigma mengenai keterbukaan informasi publik.  Sebelum masa reformasi seolah informasi publik yang dimiliki pemerintah bersifat tertutup.  Era ini disebut sebagai era ketertutupan.  Setelah masa reformasi, paradigma tersebut berubah seolah informasi publik yang dimiliki oleh pemerintah harus bersifat terbuka.  Hal ini kemudian disebut dengan era keterbukaan.  Pada masa sebelum reformasi informasi pada umumnya adalah bersifat tertutup, hanya sedikit yang bisa dibuka oleh publik.  Sedangkan pada masa setelah reformasi, informasi secara umum bersifat terbuka dan hanya informasi tertentu yang ditutup atau dikecualikan.  Informasi yang dikecualikan tersebut bersifat ketat, terbatas dan tidak mutlak.

Arsip sebagai informasi dan peristiwa yang terekam mengenai dinamika kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara merupakan sumber informasi yang objektif menyangkut berbagai bidang seperti politik, sosial, ekonomi, budaya, ilmu pengetahuan dan teknologi. Arsip dengan segala bentuk medianya merupakan memori kolektif yang dapat meningkatkan kesadaran nasional, mempertegas identitas dan jatidiri bangsa Indonesia. Melalui arsip, dapat dipelajari sejarah mengenai kegagalan yang pernah dialami dan prestasi yang pernah diraih bangsa, sehingga dapat dijadikan sebagai rujukan untuk memajukan bangsa ke depan.

Ditetapkannya Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik menjadi jaminan terhadap pemenuhan hak dasar masyarakat untuk memperoleh informasi.  Undang-Undang ini dibuat sebetulnya dimaksudkan untuk menumbuhkan partisipasi masyarakat,  mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, transparan, efektif dan efisien, akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan.  Namun di sisi lain, dengan adanya Undang-Undang ini maka badan publik, termasuk di dalamnya adalah pemerintah daerah dan satuan perangkatnya wajib menyediakan informasi publik kepada masyarakat.

Karena hak untuk memperoleh informasi merupakan salah satu kebutuhan dasar masyarakat, maka kemudian menjadi kewajiban badan publik termasuk pemerintah daerah untuk menyelenggarakan layanan informasi publik.  Di dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik telah diatur tugas dan kewajiban badan publik untuk menyediakan, memberikan dan atau menerbitkan informasi yang berada di bawah kewenangannya.  Adapun informasi yang harus disediakan oleh badan publik antara lain dapat berupa fisik arsipnya ataupun dapat berupa informasi yang sudah diolah yang bersumber dari arsip.

Lembaga Kearsipan Daerah adalah badan publik yang merupakan kepanjangan tangan dari Pemerintah Daerah untuk menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kearsipan.  Sebagai badan publik, tentunya Lembaga Kearsipan Daerah memiliki kewajiban untuk menyelenggarakan pelayanan publik kepada masyarakat.  Dan bentuk pelayanan publik yang wajib diberikan adalah pelayanan publik di bidang kearsipan.

Pasal 8 Bab III Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik menyebutkan bahwa kewajiban badan publik yang berkaitan dengan kearsipan dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang-undangan.  Sebagai unit pengolah, Lembaga Kearsipan Daerah melaksanakan pengelolaan arsip dinamis yang terdiri dari arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital.  Dan fungsi utama sebagai Lembaga Kearsipan Daerah adalah pengelolaan arsip statis dan mengelola arsip dinamis yang memiliki retensi di atas 10 tahun yang diterima dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Daerah.

Untuk memenuhi kewajiban sebagai badan publik, Lembaga Kearsipan Daerah perlu untuk menyelenggarakan pelayanan publik dalam bentuk Layanan Informasi Kearsipan.   Pelayanan yang diberikan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi lembaga adalah Layanan Informasi Kearsipan Dinamis dan Layanan Informasi Kearsipan Statis. 

Penyelenggaraan Layanan Informasi Kearsipan Dinamis dan Layanan Informasi Kearsipan Statis memiliki sistem yang berbeda.  Layanan untuk informasi arsip statis dapat dikatakan bersifat terbuka dan dapat diakses oleh publik.  Sedangkan layanan untuk informasi arsip dinamis tidak semuanya dapat diakses oleh publik secara terbuka.  Terdapat beberapa kriteria arsip dinamis terkait aksesibiltasnya oleh publik, antara lain arsip terbuka dan tertutup yang terdiri dari arsip rahasia, sangat rahasia dan terbatas.  Dengan demikian, penyelenggaraan layanan kearsipan dinamis harus memperhatikan peraturan perundangan yang mengatur tentang sifat keterbukaan arsip. 

Lembaga Kearsipan Daerah yang memiliki fungsi mengelola informasi berkewajiban mengelola khasanah arsip statis yang diterima dari pencipta arsip untuk kepentingan publik secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan. Pengelolaan arsip statis oleh lembaga kearsipan dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 

Dalam menjalankan fungsi pengelolaan arsip statis, Pasal 64 ayat (1) Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengatur bahwa lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip. Akses arsip statis pada lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah yuridiksinya dilaksanakan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Akses arsip statis pada lembaga kearsipan didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 

Lembaga kearsipan daerah dalam memberikan pelayanan arsip statis kepada pengguna arsip di lingkungannya berdasarkan pada norma, standar, prosedur, dan kriteria (NSPK) pelayanan yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses publik terhadap arsip statis. 

Untuk memenuhi prinsip pelayanan publik yang cepat, mudah, murah, transparan dan akuntabel, maka layanan kearsipan pada Lembaga Kearsipan Daerah harus didesain sedemikian hingga rancangan sistem layanan kearsipan tersebut mampu memenuhi harapan masyarakat dan memiliki daya guna serta hasil guna.  Desain layanan kearsipan harus mampu menjamin suatu sistem layanan publik dalam suatu siklus perbaikan berkelanjutan.

 

 

Daftar Pustaka

Silalahi, Dr. Ulber, M.A dan Syafri, Prof. Dr. wirman, M.Si. Desentralisasi dan Demokrasi Pelayanan Publik. IPDN Press, Jatinangor. 2015.

Undang-Undang Negara Repubik Indonesia Tahun 1945 Amandemen Kedua.

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan










Komentar Via Website : 0


Nama

Email

Komentar



Masukkan 6 kode diatas)