PENGUMUMAN

ARTIKEL KEARSIPAN

Irwan Permana, S.TP (Arsiparis Pertama pada Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bekasi)

STRATEGI AKUSISI SEBAGAI UPAYA PENYELAMATAN ARSIP DALAM RANGKA PERUBAHAN KELEMBAGAAN PERANGKAT DAERA

Redaksi | Selasa, 04 Oktober 2016 - 07:38:02 WIB | dibaca: 5892 pembaca

LATAR BELAKANG

Sejalan dengan semangat perkembangan reformasi birokrasi, penyelenggaraan pemerintahan daerah saat ini diarahkan untuk mempercepat terwujudnya kesejahteraan masyarakat melalui peningkatan pelayanan, pemberdayaan dan peran serta masyarakat, serta peningkatan daya saing daerah dengan memperhatikan prinsip demokrasi, pemerataan, keadilan, dan kekhasan suatu daerah dalam sistem Negara Kesatuan Republik Indonesia.  Oleh karena itu, efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan pemerintahan daerah perlu ditingkatkan dengan lebih memperhatikan aspek-aspek hubungan antara Pemerintah Pusat dengan daerah dan antardaerah, potensi dan keanekaragaman daerah, serta peluang dan tantangan persaingan global dalam kesatuan sistem penyelenggaraan pemerintahan negara.

Atas dasar hal tersebut di atas, maka melalui Undang-Undang Nomor 23 Tahun 20014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah, pemerintah daerah sekarang ini melakukan perubahan terhadap kelembagaan perangkat daerah dimana ketentuan mengenai kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi, serta tata kerja Perangkat Daerah ditetapkan dengan peraturan kepala daerah.  

Sebagai implikasi dari perubahan kelembagaan perangkat daerah, maka tidak dapat dipungkiri bahwa kemudian terdapat beberapa perangkat daerah yang terbentuk baru dan ada juga yang mengalami pembubaran serta penggabungan dengan perangkat daerah yang lain.  Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan pasal 35 mengamanatkan bahwa dalam hal terjadi penggabungan dan/atau pembubaran suatu satuan kerja perangkat daerah, pemerintah daerah mengambil tindakan untuk melakukan upaya penyelamatan arsip dari satuan kerja perangkat daerah tersebut.  Upaya penyelamatan arsip dari satuan kerja perangkat daerah sebagai akibat penggabungan dan/atau pembubaran tersebut dilaksanakan oleh arsip daerah provinsi atau arsip daerah kabupaten/kota sesuai dengan ruang lingkup fungsi dan tugas. 

Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara perlu dijamin keselamatan arsipnya baik secara fisik dan informasinya sehingga tidak mengalami kerusakan atau hilang. Penyelamatan arsip tersebut di atas dilakukan melalui penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip dan akuisisi oleh Lembaga kearsipan. Oleh karena itu lembaga kearsipan berkewajiban melaksanakan akuisisi arsip statis dari perangkat daerah yang mengalami perubahan kelembagaan, baik karena dibubarkan atau digabungkan dengan perangkat daerah lainnya.

 

Konsep Akuisisi Arsip Statis

Akuisisi berasal dari Bahasa Inggris acquitition, yang dalam konteks kearsipan memiliki arti proses penambahan khasanah arsip dengan cara menerima arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional atau arsip statis dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta dan perorangan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. 

Istilah akuisisi arsip statis sebagaimana dijelaskan dalam Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Penyerahan arsip bernilai guna pertangungjawaban nasional atau arsip statis sebagai inti dari kegiatan akuisisi yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan, baik pusat maupun daerah bekerja sama dengan lembaga pencipta arsip atau pemilik arsip statis melalui proses pendokumentasian arsip statis dan proses serah terima yang jelas.

Akuisisi merupakan upaya penyelamatan dan pelestarian jejak informasi bersejarah dalam bentuk memori kolektif kehidupan berbangsa, bernegara dan bermasyarakat kepada generasi mendatang.  Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan merupakan bentuk tanggung jawab pemerintah atas hak dasar masyarakat terhadap aksesibilitas informasi publik (Arsip Nasional RI, 2009: P14).

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, akuisisi arsip statis merupakan salah satu bagian dari pengelolaan arsip statis.  Bahkan dapat dikatakan bahwa akuisisi arsip adalah kegiatan awal atau pintu pertama untuk pengelolaan arsip statis selanjutnya.  Pengelolaan arsip statis bukanlah hal yang mudah dan murah, karena itu proses akuisisi arsip statis sangat menentukan efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip statis di lembaga-lembaga kearsipan.

 

Prinsip Akuisisi Arsip Statis

Dalam rangka menjamin khazanah arsip statis di lembaga kearsipan lebih berdaya guna maka pelaksanaan akuisisi arsip statis perlu memperhatikan hal-hal yang mendasar terkait dengan prinsip akuisisi arsip statis.  Adapun prinsip-prinsip tersebut antara lain adalah:

1.    Akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara penarikan arsip statis oleh lembaga kearsipan dari pencipta arsip, maupun serah terima arsip statis dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;

2.    Arsip statis yang akan diakuisisi ke lembaga kearsipan telah ditetapkan sebagai arsip statis melalui proses penilaian berdasarkan pedoman penilaian kriteria dan jenis arsip yang memiliki nilaiguna sekunder, dan telah dinyatakan selesai masa simpan dinamisnya;

3.    Arsip statis yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media serta mengacu pada prinsip asal usul dan aturan asli;

4.    Serah terima arsip statis dari hasil kegiatan akuisisi arsip statis wajib didokumentasikan melalui pembuatan naskah serah terima arsip, berupa berita acara serah terima arsip statis, daftar arsip statis yang diserahkan berikut riwayat arsip, dan arsipnya;

5.   Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggungjawab                           pengelolaannya. 

 

Kondisi Kearsipan Organisasi Perangkat Daerah

Penyelenggaraan kearsipan merupakan salah satu urusan wajib yang wewenang pelaksanaannya dilimpahkan kepada  pemerintah daerah.  Oleh karena itu Pemerintah Daeah sebagai memiliki kewajiban untuk menyelenggarakan sistem kearsipan dalam rangka  mewujudkan cita-cita pembangunan. 

Namun demikian, walaupun kearsipan telah disadari memiliki peranan penting dalam mewujudkan tata kelola pemerintah yang baik, pada kenyataannya kearsipan masih belum dipandang sebagai hal yang menjadi prioritas di organisasi perangkat daerah.  Pengelolaan arsip di daerah masih belum mengikuti kaidah-kaidah kearsipan yang benar.  Penyusutan arsip di perangkat daerah jarang dilakukan, sementara jumah penciptaan arsip dipastikan bertambah setiap hari sejalan dengan kegiatan organisasi.  Di lain pihak, belum semua prangkat daerah memiliki record center.

 

Strategi Akuisisi

Dengan adanya perubahan kelembagaan pada perangkat daerah yang menyebabkan terjadinya pembentukan, penggabungan dan pembubaran suatu organisasi perangkat daerah, maka pemerintah daerah sebagaimana dijelaskan di atas harus menyelenggarakan proses akuisisi terhadap arsip-arsipnya sebagai wujud penyelamatan arsip bernilai guna kesejarahan bagi pemerintah daerah.

Dengan kondisi kearsipan sebagaimana dijelaskan di atas, maka agak sulit rasanya untuk melaksanakan proses akuisisi sesuai dengan prinsip-prinsip akusisi yang sebenarnya.  Oleh karena itu untuk mencapai tujuan akuisisi, diperlukan adanya strategi dalam bentuk pedoman/panduan untuk menetapkan haluan akusisi sehingga kegiatan akuisisi dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. 

Strategi akuisisi arsip statis menurut Peraturan Kepala ANRI Nomor 31 Tahun 2011 bertujuan untuk:

1. Mengarahkan keseluruhan kegiatan sesuai dengan sasaran akuisisi arsip statis;

2. Memberi batasan-batasan yang perlu dilakukan untuk memperoleh arsip statis;

3. Mencegah terjadinya perolehan arsip yang tidak layak disimpan secara permanen;

4. Mengatur proses serah terima arsip antara pihak lembaga kearsipan dengan pencipta arsip;

5. Mengontrol keseluruhan penyelenggaraan kegiatan akuisisi.

Strategi akuisisi arsip statis merupakan koordinasi aktifitas berbagai tahapan dalam pelaksanaan akuisisi arsip yang tercantum dalam haluan akuisisi dengan tujuan untuk memperoleh arsip statis dari pencipta arsip guna menambah khazanah arsip statis di lembaga kearsipan. 

Haluan akuisisi arsip statis ditetapkan oleh lembaga kearsipan agar memiliki kekuatan hukum dan konsekuensi setiap apa yang tercantum dalam haluan akuisisi arsip statis dilaksanakan sesuai prosedur oleh pihak yang terlibat dalam pelaksanaan akuisisi arsip statis.   Adapun haluan program akuisisi arsip statis perangkat daerah (OPD) yang mengalami perubahan kelembagaan memuat materi dengan format sebagai berikut:

1.     Tujuan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan program akuisisi.

Tujuan dari program akuisisi adalah untuk pengamanan dan penyelamatan arsip statis dari perangkat daerah yang mengalami perubahan kelembagaan, baik karena pembentukan baru, pembubaran ataupu penggabungan dengan perangkat daerah yang lain.

2. Dasar hukum dan/atau pernyataan kewenangan untuk memperoleh materi arsip dalam menyelenggarakan akuisisi.

Dasar hukum yang digunakan antara lain :

a.  Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah;

b.   Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

c.   Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

d.    Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah;

e.    Peraturan Daerah mengenai pembentukan dan susunan perangkat daerah;

Selain peraturan perundangan di atas, perlu ditetapkan pula dalam bentuk surat keputusan atau surat edaran dari pimpinan daerah (Bupati atau Sekretaris Daerah) kepada seluruh perangkat daerah di lingkungan pemerintah daerah yang mengalami perubahan kelembagaan dalam rangka akuisisi arsip statis. 

Dalam program akuisisi ini juga perlu adanya penetapan tim akuisisi oleh pimpinan daerah (Bupati atau Sekretaris Daerah) yang melibatkan lembaga kearsipan sebagai leading sektor dan perangkat-perangkat daerah yang mengalami perubahan kelembagaan.

3.   Penetapan skala prioritas terhadap kegiatan akuisisi

Mengingat banyaknya arsip yang harus diakuisisi dan belum teraturnya penataan arsip di perangkat daerah yang akan diakuisisi, maka perlu ditetapkan skala prioritas terhadap kegiatan akuisisi.  Skala prioritas yang dapat digunakan pada program akuisisi ini antara lain :

(a)  Arsip penyusunan peraturan daerah/bupati;

(b)  Arsip yang berkaitan dengan struktur organisasian tata kerja perangkat daerah;

(c)  Arsip aset;

(d)  Arsip memori serah terima jabatan;

(e)  Arsip lainnya yang menurut Jadwal Retensi Arsip (JRA) berketerangan permanen;

4.  Kesepakatan terhadap istilah-istilah kearsipan yang terkait dengan program akuisisi arsip sehingga mudah dipahami dan diikuti oleh pelaksana akuisisi.

Di dalam haluan program akuisisi ini perlu didefinisikan istilah-istilah yang digunakan sehingga pemahaman semua pihak terhadap penggunaan istilah-istilah tersebut sama.

5.   Metode dan teknik untuk memperoleh arsip yang akan diakuisisi

Metode dan teknik yang digunakan adalah melalui survey/identifikasi arsip statis setiap organisasi perangkat daerah yang berubah kelembagaannya melalui pendekatan penilaian/verifikasi langsung menggunakan jadwal retensi arsip.

6.    Deskripsi umum mengenai materi kearsipan yang diperoleh

-    Arsip statis yang dimiliki oleh organisasi perangkat daerah yang berubah kelembagaannya diserahkan kepada lembaga kearsipan daerah;

-   Arsip dinamis dari organisasi perangkat daerah yang berubah kelembagaannya diserahkan kepada unit kerja yang menangani urusan yang melaksanakan kegiatan terkait dengan arsip tersebut.

7.    Lokus, objek, dan lokasi tempat penyimpanan arsip statis yang menjadi target dalam akuisisi

 Berada di organisasi perangkat daerah yang mengalami perubahan kelembagaan.

8.    Pembatasan kurun waktu periode arsip

Kurun waktu periode arsip yang akan diakusisi adalah tidak terbatas, yaitu setiap arsip yang berdasarkan Jadwal Retensi Arsip berketerangan permanen/statis.

9.   Tahapan teknis penyelenggaraan akuisisi.

Penyelenggaraan akuisisi arsip statis perangkat daerah dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut :

(a)  Persiapan

1)    Pembentukan dan penetapan tim

Tim terdiri dari unsur dari Lembaga Kearsipan Daerah, unsur perangkat daerah yang mengalami perubahan kelembagaan dan arsiparis.

Unsur dari perangkat daerah dapat melibatkan para pengelola arsip di OPD yang kelembagaannya berubah.

2)    Rapat teknis tim akuisisi

Sosialisasi, penyusunan rencana serta bimbingan teknis mengenai akusisi arsip statis sebagai bekal untuk kegiatan berikutnya.

(b)  Pendataan

Tahapan pendataan dilaksanakan melalui kegiatan :

1)    Identifikasi

Kegiatan identifikasi arsip yang akan diakuisisi dilaksanakan oleh pengelola arsip dari OPD yang akan mengalami perubahan kelembagaan.  Identifikasi dilaksanakan melalui pendekatan pengelompokan arsip pemerintahan daerah pada Jadwal Retensi Arsip dan atau Pedoman Klasifikasi Arsip.

Pendekatan identifikasi arsip perangkat daerah melalui Jadwal Retensi Arsip dilakukan untuk memprioritaskan arsip yang didata adalah arsip-arsip yang berketerangan permanen atau statis.

2)    Rekonstruksi

Rekonstruksi arsip dilaksanakan dengan membuat pemetaan terhadap level arsip yang ada pada organisasi perangkat daerah, yaitu fonds, Series, File  dan item.  Rekonstruksi disusun dengan pendekatan identifikasi fungsi dan kegiatan yang ada pada organisasi.

3)    Deskripsi

Mengingat belum adanya daftar arsip di organisasi perangkat daerah, deskripsi arsip dilakukan terhadap arsip yang sudah memberkas pada level file untuk mempermudah dan mempercepat proses akuisisi. 

Deskripsi arsip juga .dilakukan terhadap arsip-arsip yang tercecer dan belum diberkaskan.

Adapun komponen deksripsi arsip antara lain informasi series, kurun waktu, bentuk redaksi, tingkat perkembangan/keaslian, kondisi arsip dan jumlah arsip

4)    Penyusunan Skema Arsip

Penyusunan skema arsip dillakukan berdasarkan rekonstruksi dan deskripsi arsip.

5)    Pengelompokan / manuver

Berkas-berkas arsip yang sudah dideskripsi dikelompokkan berdasarkan skema arsip yang telah dibuat.

Manuver arsip juga dilakukan terhadap arsip satuan (item) yang tercecer dan belum diberkaskan sesuai dengan skemanya.

(c)  Penataan

-    Penataan arsip adalah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip sehingga pengendalian arsip baik secara fisik dan informasi dapat dilakukan dengan baik;

-  Penataan fisik arsip dilakukan berdasarkan skema arsip yang telah dibuat sebelumnya; 

-     Pembuatan sarana temu balik arsip dalam bentuk Daftar Arsip Statis.

(d)  Penilaian

Penilaian arsip dilakukan dengan verifikasi langsung, dengan langkah-langkah sebagai berikut :

 

a. Memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi arsip statis dengan mempertimbangkan konteks, isi dan struktur, dengan ketentuan:

1)  Apabila hasil verifikasi menunjukkan arsip statis tidak lengkap maka kepala lembaga kearsipan meminta pencipta arsip untuk melengkapi arsip statis dan/atau membuat pernyataan tentang kondisi arsip statis;

2)  Apabila arsip statis yang diakuisisi tidak ditemukan aslinya maka pimpinan pencipta arsip harus melakukan autentikasi ke lembaga kearsipan;

 

3)  Arsip statis asli yang belum ditemukan harus dimasukkan dalam Daftar Pencarian Arsip (DPA) dan diumumkan kepada publik oleh lembaga kearsipan.

b. Melakukan penilaian arsip sesuai dengan JRA apabila pemeriksaan fisik arsipnya telah telah lengkap

1) Melakukan pemeriksaan fisik arsip berdasarkan daftar arsip;

2) Memilah dan menetapkan arsip yang dinyatakan permanen dalam JRA untuk diserahkan kepada Lembaga Kearsipan;

3) Membuat daftar arsip statis;

4) Melakukan akuisisi arsip statis.

10. Informasi mengenai pihak yang perlu dihubungi menyangkut materi arsip yang harus diakuisisi.

11. Hal Yang Diserahkan

Dalam melakukan serah terima arsip statis terdapat beberapa persyaratan yang wajib diserahkan dan dilengkapi oleh pencipta arsip selaku pendonor arsip, diantaranya :

(1). Arsip

a.    Fisik arsip mudah dikenali baik bentuk dan media maupun kuantitas/jumlah arsip;

b.  Fisik arsip sudah dalam keadaan tertata dan teratur dalam boks arsip ataupun media simpan lain sesuai bentuk dan media arsip;

c.  Fisik arsip dalam boks ataupun media simpan lain sudah dilengkapi dengan identitas asal pencipta arsip, kurun waktu penciptaan arsip, nomor arsip dan nomor boks.

(2). Daftar Arsip Statis Yang Diserahkan

(3). Berita Acara Serah Terima Arsip Statis

12. Hak dan kewajiban yang dimiliki oleh lembaga kearsipan dan pencipta arsip, termasuk akses untuk memperoleh arsip yang telah di akuisisi.

13. Pendanan

                 Pendanaan dibebankan kepada anggaran daerah untuk kegiatan akusisi arsip. 

 

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Sehubungan dengan adanya perubahan kelembagaan perangkat daerah, maka lembaga kearsipan daerah memiliki kewenangan dan kewajiban untuk menyelenggarakan akuisisi arsip dari setiap organisasi perangkat yang mengalami perubahan kelembagaan, baik yang digabungkan ataupun yang dibubarkan.

Penyusunan Strategi Akuisisi Arsip Statis diperlukan untuk ditetapkan sebagai pedoman dan panduan bagi Pemerintah Daerah yang dimotori oleh Lembaga Kearsipan Daerah dalam menyelenggarakan akusisi sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.

 

Saran

-  Persiapan tahap identifikasi arsip organisasi perangkat daerah dapat dilakukan setelah ditetapkannya Perda tentang perubahan kelembagaan perangkat daerah, dengan mengoptimalkan tenaga pengelola kearsipan di setiap OPD;

-       Agar strategi akusisi ini dapat ditetapkan sebagai pedoman pelaksanaan akusisi atau petunjuk pelaksanaan akusisi oleh pimpinan daerah, paling kurang oleh Sekretaris Daerah; 

-     Perlu dilaksanakan sosialisasi dan bimbingan mengenai program akuisisi arsip, terutama

     terhadap kepala perangkat daerah dan tim akusisi. 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 20014 tentang Pemerintahan Daerah. 2014.

 

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, tanggal 23 Oktober 2009.

 

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012,  tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, tentang Kearsipan, tanggal 27 Februari 2012.

 

Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah. 2016.

 

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2011 tentang tata Cara Akuisisi Arsip Statis. 2011

 

Arsip Nasional RI. Modul Manajemen Arsip Statis (Archives Management). Jakarta. 2009. 










Komentar Via Website : 4
anoadidij
01 April 2019 - 12:45:46 WIB
[url=okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/]Amoxicilli n 500mg Capsules[/url] <a href="okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/" ;>Amoxicillin Online</a> ftc.kxbf.basipda.bekasikab.go.id.lbr.vd okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/
ovuerere
01 April 2019 - 13:29:17 WIB
[url=okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/]Buy Amoxicillin[/url] <a href="okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/" ;>Amoxicillin Without Prescription</a> huq.aapx.basipda.bekasikab.go.id.sim.my okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/
amiwerifu
01 April 2019 - 17:01:56 WIB
[url=okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/]Buy Amoxicillin Online[/url] <a href="okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/" ;>Buy Amoxicillin Online</a> ouo.aspi.basipda.bekasikab.go.id.wjz.bc okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/
ylitaccuvit
01 April 2019 - 17:09:40 WIB
[url=okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/]Amoxil Buy Generic[/url] <a href="okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/" ;>Amoxicillin 500mg Capsules For Sale</a> ggb.cjty.basipda.bekasikab.go.id.xib.xm okok://theprettyguineapig.com/amoxicillin/
AwalKembali 1 LanjutAkhir


Nama

Email

Komentar



Masukkan 6 kode diatas)