PENGUMUMAN

ARTIKEL KEARSIPAN

Oleh : MUHAMMAD HAEKAL RAMADHAN

PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP

Redaksi | Selasa, 31 Mei 2016 - 13:49:43 WIB | dibaca: 10120 pembaca

Arsip merupakan salah satu identitas hidup seseorang, sejak lahir seseorang sudah memiliki arsip yaitu Akta Kelahiran. Tidak hanya itu saja, masih ada lainnya sepeti KTP, SIM, Pasport dan lainnya. Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Oleh karena itu, arsip harus disimpan dengan rapih dan seaman mungkin.

Bagaimana kita menyimpan arsip dengan baik dan benar???? Pengamanan yang dimaksud disini bukan hanya sebatas mengamankan berkas arsip-arsip penting yang berisikan informasi didalamnya, namun juga bagaimana kita memelihara arsip tersebut dengan baik dan benar agar tidak rusak. Terdapat dua aspek yang penting dalam pengamanan dan pemeliharaan arsip. PERTAMA, pengamanan dan pemeliharaan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip tersebut. KEDUA, pengamanan dan pemeliharaan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip.

  1. Pengamanan dan pemeliharaan ini tentu kita lihat fisik dari sebuah arsip itu terlebih dahulu, yang sering kita ketahui bahwa kebanyakan arsip adalah berfisik kertas. Arsip ini tentu sangat rentan dimakan oleh serangga seperti rayap dan hasilnya kertas akan berlubang dan rusak. Selain itu juga kertas merupakan bahan yang mudah terbakar dan sobek dan mudah rusak jika berada di tempat yang  lembab. Berikut faktor perusak dari bekas arsip itu sendiri:
    1. Faktor Biologis
      1. Jamur, Penyebab dari jamur itu sendiri adalah bakteri, ketika berkas disimpan di tempat yang lembab dan gelap tentu akan membuat arsip kertas tersebut manjadi kuning dan berbintik coklat. Kemudian dapat membuat perekat kertas menjadi rusak dan menjadi lengket
      2. Serangga, Jenis serangga yang dapat merusak antara lain adalah rayap dan ngengat, serangga ini tentu merupak faktor utama perusak arsip karena rayap dan ngengat merupakan dapat melubangi kertas, foto maupun label dan juga merusak jilid buku.
    2. Faktor Fisik, Faktor ini meliputi dari cahaya, panas dan air. Ketiga faktor tersebut dapat membuat arsip terbakar dan basah.
    3. Faktor Kimiawi, Zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga dapat menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida), Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman (ph) 7, semakin rendah ph semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak.
    4. Faktor Bencana, Ketika kita membicarakan dari faktor ini tentu kita hanya bisa berharap agar berkas dalam keadaan baik. Ketika terjadi bencana gempa bumi mungkin kita masih bisa berharap arsip dalam keadaan baik walaupun tidak semua. Jikalau terjadi bencana seperti banjir dan kebakaran, maka berkas bisa saja akan musnah. Oleh karena itu dalam menjaga suatu berkas arsip diharuskan kita punya salinan/backup nya.
  2. Pemeliharaan Lingkungan Penyimpanan Arsip, Lingkungan penyimpanan arsip meliputi ruangan arsip, kantor, gedung, atau lokasi dimana saja arsip disimpan. Kantor-kantor baik pemerintah maupun swasta, perlu mendapat pengamanan dari berbagai macam bahaya. Seperti kebakaran, kebanjiran, pencurian, sabotase. Perlu diingat kehilangan arsip adalah kehilangan informasi yang sangat berharga oleh karena itu, hendaknya selalu menjaga arsip dengan baik. Untuk menjaga arsip dari kedua faktor diatas, berikut ini terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan dalam melakukan kegiatan pemeliharaan/pengamanan terhadap arsip, yakni sebagai berikut:
    1. Memencarkan salinan arsip, kegunaanya adalah jika salah satu tempat penyimpanan terkena musibah, maka arsip yang disimpan ditempat lain cendrung aman. Contohnya adalah surat-surat yang mempunyai tembusan berarti disimpan dibeberapat tempat, contoh lainnya adalah dengan menggandakan warkat/arsip minimal 2.
    2. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan, untuk surat masuk yang diterima bersifat penting, maka membuat duplikasi adalah salah satu cara melindungi arsip.
    3. Menyimpan pada ruangan khusus, arsip-arsip yang sangat berharga merupakan arsip yang rentan terhadap pencurian. Oleh karena itu, arsip ini perlu disimpan di tempat khusus, yang mempersulit pencurian. Misalnya dengan menyimpan di brankas dengan menggunakan kode tertentu untuk membuka pintunya.
    4. Membangun ruang/gedung, dalam membangun ruangan/gedung arsip hendaknya memperhatikan aspek-aspek yang menyebabkan rusaknya arsip. Misalnya kelembaban udara, menyiapkan alat pemadam kebakaran, menyimpan arsip ditempat yang lebih tinggi untuk menghindari dari banjir.
    5. Melakukan fumigasi, fumigasi adalah usaha yang dilakukan untuk memelihara arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.
    6. Melakukan deasidifikasi, deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak kertas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
    7. Memberikan pengetahuan kepada petugas arsip
    8. Memasang detektor
    9. Pengecekan arsip secara priodik
    10. Menjaga keamanan sepanjang waktu.










Komentar Via Website : 30
ubareyhazoa
03 Juli 2020 - 09:19:58 WIB
[url=okok://mewkid.net/when-is-xicix/]Buy Amoxicillin[/url] <a href="okok://mewkid.net/when-is-xicix/">Buy Amoxil</a> ixv.gpum.basipda.bekasikab.go.id.wgh.zc okok://mewkid.net/when-is-xicix/
emonodizf
03 Juli 2020 - 10:44:44 WIB
[url=okok://mewkid.net/when-is-xicix/]Amoxil Dose For 55 Pounds[/url] <a href="okok://mewkid.net/when-is-xicix/">Buy Amoxicillin Online</a> qoo.zouv.basipda.bekasikab.go.id.wsa.em okok://mewkid.net/when-is-xicix/
ihevapfeyov
03 Juli 2020 - 11:19:42 WIB
[url=okok://mewkid.net/when-is-xicix/]Amoxicillin 500mg Capsules[/url] <a href="okok://mewkid.net/when-is-xicix/">Amoxi cillin 500mg Capsules</a> exs.ggnc.basipda.bekasikab.go.id.lpv.fs okok://mewkid.net/when-is-xicix/
efeyewuyeqjip
04 Juli 2020 - 00:53:51 WIB
[url=okok://mewkid.net/when-is-xicix/]Buy Amoxicillin[/url] <a href="okok://mewkid.net/when-is-xicix/">Buy Amoxicillin</a> bry.evyt.basipda.bekasikab.go.id.irj.oc okok://mewkid.net/when-is-xicix/
atsfozax
04 Juli 2020 - 09:14:04 WIB
[url=okok://mewkid.net/when-is-xicix/]Amoxicillin No Prescription[/url] <a href="okok://mewkid.net/when-is-xicix/">Buy Amoxil Online</a> vvr.cuhn.basipda.bekasikab.go.id.syy.bt okok://mewkid.net/when-is-xicix/
asiqapaar
04 Juli 2020 - 09:53:26 WIB
[url=okok://mewkid.net/when-is-xicix/]18[/url] <a href="okok://mewkid.net/when-is-xicix/">Amoxi cillin 500mg Capsules</a> dxc.djzj.basipda.bekasikab.go.id.buz.an okok://mewkid.net/when-is-xicix/
oxajuqyiez
04 Juli 2020 - 16:05:05 WIB
[url=okok://mewkid.net/when-is-xicix/]Amoxil[/url] <a href="okok://mewkid.net/when-is-xicix/">Buy Amoxicillin</a> nxv.tjgh.basipda.bekasikab.go.id.fbm.qo okok://mewkid.net/when-is-xicix/
abacixaxa
04 Juli 2020 - 17:24:52 WIB
[url=okok://mewkid.net/when-is-xicix/]Amoxicillin[/url] <a href="okok://mewkid.net/when-is-xicix/">Amoxi cillin 500mg Capsules</a> txm.rnxs.basipda.bekasikab.go.id.uea.si okok://mewkid.net/when-is-xicix/
okemivuweb
04 Juli 2020 - 18:05:59 WIB
[url=okok://mewkid.net/when-is-xicix/]Buy Amoxicillin Online[/url] <a href="okok://mewkid.net/when-is-xicix/">Amoxi cillin 500mg</a> mwl.puuo.basipda.bekasikab.go.id.mxw.un okok://mewkid.net/when-is-xicix/
awaqonemilyo
05 Juli 2020 - 01:39:02 WIB
[url=okok://mewkid.net/when-is-xicix/]Buy Amoxil[/url] <a href="okok://mewkid.net/when-is-xicix/">Amoxi cillin</a> edr.qcpx.basipda.bekasikab.go.id.tmx.ik okok://mewkid.net/when-is-xicix/


Nama

Email

Komentar



Masukkan 6 kode diatas)